Como instalar o WorkBuddy? Do download à execução da primeira tarefa

Instalar software não é algo que normalmente valha a pena escrever, mas ferramentas como o WorkBuddy são diferentes:A primeira frase dita depois de instalar determina se, no mês seguinte, você vai achá-lo "útil" ou "inútil".

Já vi muita gente começar assim: instala, abre, digita "olá", vê que ele responde com uma frase educada, fecha e nunca mais abre.

Este artigo resolve duas coisas: como instalar corretamente e como formular a primeira instrução. Depois de ler, você deve conseguir, em meia hora, fazer com que ele lhe entregue um arquivo realmente utilizável.

Antes de instalar, confirme três coisas

Primeiro, se o sistema é compatível.A lista no site oficial é a seguinte——

• Desktop: Windows e macOS têm pacotes de instalação; Linux, segundo o site oficial, é instalado pela loja de aplicativos do sistema; há também a versão para computador HarmonyOS.
• Mobile: iOS, Android e HarmonyOS estão disponíveis; além disso, há um mini-programa do WeChat, que pode ser usado escaneando o código, adequado para perguntas rápidas.

Se você só quer experimentar primeiro, o mobile ou o mini-programa são os mais rápidos de instalar. Mas para tarefas como "ler arquivos e gerar documentos", ainda é preciso usar o desktop——no celular não há a sua pasta de arquivos.

Segundo, a conta.O cliente exige login para ser usado; os métodos são listados na página de login, basta seguir. Este é um passo obrigatório, não dá para pular.

Terceiro, pense claramente na primeira tarefa que você quer que ele execute.Esta frase não é redundante. Instalar primeiro e só depois pensar «para que vou usá-lo» provavelmente fará com que ele degenere numa caixa de chat. Escolha umatarefa pequena com regras claras, cujo resultado você consiga julgar de imediato como certo ou errado, e que leve uma ou duas horas,por exemplo:

• organizar uma dúzia de faturas numa única tabela de reembolso
• extrair as cláusulas-chave de um contrato para uma lista
• transformar a transcrição de várias reuniões em itens de ação
• comprimir um relatório longo numa única página

Sugiro escolher como primeira tarefa algo como a «tabela de reembolso», porque tem respostas claras: o valor está correto, a data está correta — você bate o olho e sabe. Quanto mais claro o critério de julgamento, mais você consegue perceber se ele é realmente confiável.

Download e instalação

Vá ao site oficial (workbuddy.cn) e procure a entrada de download, escolhendo a versão correspondente ao seu sistema. Durante a instalação, dois pontos merecem atenção:

Primeiro, o local de instalação.O padrão é instalar em Program Files no disco do sistema, não precisa alterar. Mas saiba onde ele está, pois será necessário depois para solução de problemas.

Segundo, o aviso de permissões.No Windows pode aparecer «Permitir que este aplicativo faça alterações no seu dispositivo», que é a autorização normal de instalação; no macOS pode ser exigido que você libere em «Privacidade e Segurança». Siga as instruções, não clique sempre em recusar — caso contrário, não estranhe se depois de instalar não abrir.

Depois de instalado, o primeiro arranque é um pouco mais lento, o que é normal e não significa que está bloqueado. Dê-lhe uns dez segundos.

A primeira coisa séria: dar-lhe um «workspace»

Esta é a configuração mais facilmente ignorada de todo o software e a que mais afeta a experiência.

O workspace é umapasta. O que lhe permite ler e os ficheiros que produz ficam todos nesta pasta. Por outras palavras, é a única porta entre ele e o seu computador.

Ao criar o workspace, a minha sugestão é:criar uma pasta vazia separada, por exemplo D:AI工作区, e depois colocar lá os ficheiros necessários para esta tarefa.

Duas coisas a não fazer:

• Não apontar o workspace para o disco inteiro ou para o ambiente de trabalho.Ele vai percorrer tudo o que lá estiver, é lento e é fácil ver ficheiros que não quer que ele veja.
• Não apontar o workspace para diretórios de sistema ou diretórios de programas.Isso é arranjar problemas para si próprio.

Este princípio parece simples, mas é a linha divisória entre "seguro" e "desorganizado":Dê a ele apenas a pasta necessária para essa tarefa.Ao terminar um projeto, troque de pasta ou limpe as antigas.

Primeira instrução: não pergunte "olá", vá direto ao trabalho

Este é o núcleo do texto. Aqui está uma estrutura em três partes que uso sempre:

Contexto + Requisitos + Entrega

• Contexto: o que é, para quem, quais restrições. ("Estas são as faturas de viagem de setembro, para reembolso no financeiro, a empresa exige o valor do imposto discriminado")
• Requisitos: o que fazer, qual o critério de aceitação, o que não incluir. ("Extrair data de emissão, valor, imposto, fornecedor; datas no formato 2026-09-01; valores com duas casas decimais")
• Entrega: qual formato, onde colocar, qual nome. ("Gerar uma planilha Excel, colocar na raiz do workspace, nome do arquivo 报销清单-9月.xlsx")

Se faltar qualquer uma das três partes, haverá problemas. Só com contexto, ele não sabe o que fazer; só com requisitos, ele não sabe onde está o foco; sem formato de entrega, ele pode devolver um bloco de texto de chat e você ainda precisa copiar e colar.

Abaixo está uma tarefa que executei na prática, você pode adaptá-la para a sua:

Há 5 imagens de faturas no workspace. Por favor, faça uma lista de reembolso:

1) Extrair de cada folha: data de emissão, nome do vendedor, valor, imposto;
2) Uniformizar as datas no formato 2026-09-01, manter os valores com duas casas decimais;
3) Deixar em branco as células ilegíveis e marcar «necessita verificação», não adivinhar;
4) Exportar para Excel, nome do ficheiro 报销清单.xlsx, colocar na raiz da área de trabalho;
5) No final, indicar em três linhas: quantas folhas no total, qual o valor total, e quais as folhas que necessitam de verificação manual.

Atenção aos pontos 3 e 5. O ponto 3 serve para impedir que invente números — o erro mais comum deste tipo de ferramentas é ler um carácter ambíguo como um número «que parece razoável». O ponto 5 serve para que ele próprio declare os riscos, e assim não tenha de verificar folha por folha.

O que observar enquanto ele corre

Após o início da tarefa, ele mostra o que está a fazer: que ficheiro leu, que ferramenta chamou, o que gerou. Não saltar este processo, especialmente na primeira vez.

Só há duas coisas a observar:Se leu o ficheiro que pretendia、Se fez algo que não lhe foi pedidoO primeiro determina se o resultado está correto, o segundo determina se voltará a usá-lo.

Depois de terminar, não abrir logo o ficheiro. Ver as três linhas finais de resumo — quantos ficheiros, valor total, se há itens a verificar. Se disser «5 folhas todas reconhecidas com sucesso», e souber que uma delas foi fotografada torta, então é preciso voltar a verificar.

Depois abrir o ficheiro e verificar dois pontos:Valor和Data. A minha própria experiência é que estas duas colunas são as que mais erram, porque se parecem e são facilmente "preenchidas automaticamente".

Se o resultado estiver errado, como corrigir (sem recomeçar)

A reação mais comum dos iniciantes é: se o resultado estiver errado, apagar e reenviar, e se continuar errado, desistir.

A abordagem correta éadicionar instruções à tarefa original, porque o contexto ainda está lá e ele sabe o que acabou de fazer. Três formas de adicionar:

Primeira, indicar o local específico."O valor da 3ª imagem foi lido errado, deveria ser 1280.00, não 1280.60. Por favor, verifique erros semelhantes e atualize a tabela." É cem vezes mais eficaz do que "o resultado está errado".

Segunda, pedir que ele forneça a base."De qual posição na imagem você leu este valor de imposto? Explique a região correspondente na imagem original." Se ele não conseguir fornecer a base, isso indica que foi um palpite.

Terceira, reduzir o escopo e executar novamente.Se o lote inteiro estiver confuso, mude "5 imagens" para "faça primeiro a 1ª imagem, e eu continuo depois de revisar". Tentativa e erro em pequenos passos economiza mais tempo do que retrabalho total.

Três coisas que deveriam ser configuradas desde a primeira vez

Depois de executar uma tarefa com sucesso, configure estas três coisas de passagem, e você se beneficiará continuamente:

Primeiro, uma área de trabalho fixa.Não crie uma nova a cada vez. Crie uma pasta para cada assunto frequente, como "reembolso", "redação", "organização de materiais", e fixe o caminho, assim você também não perderá os arquivos.

Segundo, hábitos de saída.Diga diretamente a ele: "De agora em diante, o que você me entregar deve, por padrão, estar em chinês, por padrão em Word ou Excel, sem escrever cortesias no corpo do texto, e com a conclusão no início." Dito uma vez, ele fará assim na próxima.

Terceiro, sobre suas configurações básicas.Seu setor, as pessoas com quem você costuma lidar, que tipo de texto você detesta. Por exemplo, eu direi explicitamente "não use termos como 'empoderar' e 'impulsionar'". Esse tipo de preferência, dita uma vez, evita inúmeras retrabalhos depois.

Cinco armadilhas que todo iniciante inevitavelmente encontra

Armadilha um: enviar 50 arquivos de uma vez.Pode não ser que ele não consiga processar, mas você não conseguirá verificar o resultado. Limite o primeiro lote a no máximo 5.

Armadilha dois: deixá-lo "encontrar os arquivos sozinho".Frases como "vá procurar aquele meu relatório anterior" fazem com que ele erre o alvo oito em cada dez vezes. Especifique claramente o nome do arquivo e o caminho.

Armadilha três: não fornecer critérios de aceitação."Organize de forma mais clara" — o que significa claro? Dê o número de itens, o formato, a contagem de palavras.

Armadilha quatro: entregar sem verificar.Especialmente o que vai para clientes, chefes e financeiro. Não é que ele não erre, é que erra de um jeito que parece certo.

Armadilha cinco: apontar a área de trabalho errada no computador da empresa.Quando envolver material da empresa, pergunte primeiro se pode ser processado com ferramentas externas. Isso é uma questão de conformidade, não técnica.

E depois que funcionar?

Se você já fez ele entregar o primeiro arquivo, parabéns — o passo mais difícil passou. O que resta é consolidar esse uso em hábito: para o mesmo tipo de tarefa, na segunda vez é só ajustar conforme a exigência anterior, na terceira basicamente dá para resolver com uma frase.

Mais adiante é «deixar ele rodar sozinho»: configurar como tarefa agendada, executar automaticamente uma vez por dia e enviar o resultado para você. Essa parte fica no passo 6.

O próximo artigo é o tour pela interface — muita gente usa há duas semanas e ainda não entendeu o que «habilidades», «conectores», «automação» e «especialistas» gerenciam, e acaba fazendo manualmente tudo o que poderia ser automatizado. Se o artigo anterior (O que é o WorkBuddy e o que ele pode fazer) você ainda não leu, sugiro gastar dez minutos para terminar de ler e depois voltar para a prática, não inverta a ordem.

Além disso, se o que você quer é «transformar um fluxo fixo em pipeline e rodar todo dia», essa é outra ferramenta, pode ver no site o artigo introdutório do n8n— os dois não conflitam, a prática comum é: fluxos fixos ficam com o n8n, o que exige julgamento situacional fica com o WorkBuddy.