¿Cómo instalar WorkBuddy? Desde la descarga hasta ejecutar con éxito lo primero.

Instalar software no suele ser algo digno de escribir, pero herramientas como WorkBuddy son diferentes:La primera frase que dices después de instalarlo determina si durante el mes siguiente lo considerarás "útil" o "inútil".

He visto a demasiadas personas empezar así: lo instalan, lo abren, escriben "hola", ven que responde con una frase cortés, lo cierran y nunca lo vuelven a abrir.

Este artículo resuelve dos cosas: cómo instalarlo correctamente y cómo formular la primera instrucción. Después de leerlo deberías poder conseguir en media hora que te entregue un archivo realmente utilizable.

Antes de instalar, confirma tres cosas

Primero, que el sistema sea el correcto.La lista que ofrece el sitio oficial es la siguiente:

• Versión de escritorio: Windows y macOS tienen instalador; Linux, según el sitio oficial, se instala desde la tienda de aplicaciones del sistema; además hay versión para PC HarmonyOS.
• Versión móvil: hay para iOS, Android y HarmonyOS; además hay un miniprograma de WeChat, que se usa escaneando el código y sirve para consultas puntuales.

Si solo quieres probarlo primero, la versión móvil o el miniprograma son la forma más rápida de instalarlo. Pero para tareas como "leer archivos y generar documentos", tendrás que usar la versión de escritorio: en el móvil no tienes tus carpetas.

Segundo, la cuenta.El cliente requiere iniciar sesión para usarse; los métodos aparecen en la página de inicio de sesión, solo síguelos. Este paso es obligatorio, no se puede omitir.

Tercero, tener claro la primera tarea que quieres que haga.Esta frase no es un relleno. Si después de instalarlo te pones a pensar «para qué lo uso», lo más probable es que termine degradándose a un simple cuadro de chat. Elige unatarea pequeña con reglas claras, cuyo resultado puedas juzgar de un vistazo como correcto o incorrecto, y que te lleve una o dos horas,por ejemplo:

• organizar una docena de facturas en una sola tabla de reembolso
• extraer las cláusulas clave de un contrato en una lista
• convertir un montón de transcripciones de grabaciones de reuniones en elementos de acción
• comprimir un informe largo en una sola página

Sugiero elegir como primera tarea algo del tipo «tabla de reembolso», porque tiene una respuesta inequívoca: si el importe es correcto y si la fecha es correcta, lo ves de un vistazo. Cuanto más claro sea el criterio de juicio, mejor podrás ver si es realmente fiable o no.

Descarga e instalación

Ve al sitio oficial (workbuddy.cn) y busca la entrada de descarga; elige la versión correspondiente a tu sistema. Durante la instalación hay dos puntos que merecen atención:

Primero, la ubicación de instalación.Basta con instalarlo en la carpeta Program Files del disco del sistema por defecto, no hace falta cambiarla. Pero conviene saber dónde está, porque lo necesitarás más adelante para solucionar problemas.

Segundo, los avisos de permisos.En Windows puede aparecer «¿Permitir que esta aplicación haga cambios en tu dispositivo?», eso es la autorización normal de instalación; en macOS puede que te pida autorizarlo en «Privacidad y seguridad». Sigue las indicaciones y no hagas clic en denegar por sistema; de lo contrario, no te extrañe que después de instalarlo no se abra.

La primera vez que se inicia después de la instalación tarda un poco más, es normal, no se ha bloqueado. Dale unos diez segundos.

Lo primero que hay que hacer bien: darle un «espacio de trabajo»

Es la configuración más fácil de pasar por alto y la que más afecta la experiencia en todo el software.

El espacio de trabajo es unacarpeta. Lo que puede leer y los archivos que genera están todos en esta carpeta. En otras palabras, es el único canal entre él y tu computadora.

Al crear el espacio de trabajo, mi recomendación es:crea una carpeta vacía aparte, por ejemplo D:AI工作区, y luego coloca dentro los archivos que se usarán para esta tarea.

Dos cosas que no debes hacer:

• No apuntes el espacio de trabajo a todo el disco o al escritorio.Recorrerá todo lo que haya dentro, será lento y fácilmente verá archivos que no quieres que vea.
• No apuntes el espacio de trabajo a directorios del sistema ni a directorios de programas.Eso es buscarte problemas tú mismo.

Este principio parece simple, pero es la línea divisoria entre «seguridad» y «desorden»:Dale solo la carpeta que necesita para hacer esto.Al terminar un proyecto, cambia de carpeta o elimina la antigua.

Primera instrucción: no preguntes «hola», da directamente la tarea

Este es el núcleo del artículo. Te doy una estructura de tres partes que uso siempre:

Contexto + requisitos + entrega

• Contexto: qué es, para quién es, qué restricciones hay. («Estas son las facturas de viaje de septiembre, hay que entregarlas a finanzas para reembolso, la empresa exige el importe del impuesto desglosado»)
• Requisitos: qué hay que hacer, cuál es el criterio de aceptación, qué no se quiere. («Extrae la fecha de emisión, importe, impuesto, proveedor; unifica las fechas en formato 2026-09-01; conserva dos decimales en los importes»)
• Entrega: qué formato, dónde colocarlo, cómo nombrarlo. («Genera una tabla Excel, colócala en la raíz del espacio de trabajo, nombre de archivo 报销清单-9月.xlsx»)

Si falta cualquiera de las tres partes, habrá problemas. Solo con contexto, no sabe qué hacer; solo con requisitos, no sabe dónde está el punto clave; sin formato de entrega, puede darte un bloque de texto de chat y tendrás que copiarlo y pegarlo tú mismo.

Abajo hay una tarea que ejecuté realmente, puedes adaptarla a la tuya:

En el espacio de trabajo hay 5 imágenes de facturas. Por favor, elabora una lista de reembolso:

1) Extraer de cada factura: fecha de emisión, nombre del vendedor, importe, impuesto;
2) Escribir las fechas uniformemente en formato 2026-09-01, importes con dos decimales;
3) Dejar vacías las celdas ilegibles y marcar «requiere verificación», no adivinar;
4) Generar Excel, nombre de archivo 报销清单.xlsx, en el directorio raíz del espacio de trabajo;
5) Al final indicar en tres líneas: cuántas facturas en total, importe total, y cuáles requieren verificación manual.

Atención a las reglas 3 y 5. La regla 3 evita que invente números — el error más común de este tipo de herramientas es leer un carácter borroso como un número «que parece razonable». La regla 5 hace que declare los riesgos por sí misma, así no tienes que verificar una por una.

Mientras se ejecuta, qué estás observando

Tras iniciar la tarea, mostrará lo que está haciendo: qué archivo leyó, qué herramienta invocó, qué generó. No omitas este proceso, especialmente la primera vez.

Solo debes observar dos cosas:Si leyó el archivo que querías、Si hizo algo que no le pedisteLo primero determina si el resultado es correcto, lo segundo determina si te atreverás a usarlo la próxima vez.

Cuando termine, no abras el archivo de inmediato. Mira sus últimas tres líneas de resumen — cuántos archivos, importe total, si hay elementos que requieren verificación. Si dice «5 facturas identificadas correctamente» y sabes que una está torcida, entonces hay que revisar.

Luego abre el archivo y verifica dos puntos:Importe和Fecha. Mi propia experiencia es que estas dos columnas son las que más errores tienen, porque se parecen y son fáciles de «completar de pasada».

Si el resultado no es correcto, cómo corregirlo (sin empezar de nuevo)

La reacción más común de los principiantes es: si el resultado no es correcto, borrar y reenviar, y si sigue mal, rendirse.

La forma correcta esañadir instrucciones sobre la tarea original, porque el contexto sigue ahí y sabe lo que acaba de hacer. Tres formas de añadir:

Primera, señalar la ubicación concreta.«El importe de la 3.ª imagen está mal leído, debería ser 1280.00, no 1280.60. Revisa errores similares y actualiza la tabla.» Es cien veces más eficaz que «el resultado no es correcto».

Segunda, pedirle que dé la base.«¿De qué posición de la imagen has leído este impuesto? Explica la región correspondiente de la imagen original.» Si no puede dar la base, significa que lo ha adivinado.

Tercera, reducir el alcance y volver a ejecutar.Si todo el lote está desordenado, cambia «5 imágenes» por «primero haz la 1.ª, y continúa después de que la revise». Probar por pasos pequeños ahorra más tiempo que rehacer todo.

Tres cosas que deberías configurar desde la primera vez

Después de hacer funcionar una tarea, configura estas tres cosas de paso, y te beneficiarás de ello continuamente:

Primero, un espacio de trabajo fijo.No crees uno nuevo cada vez. Crea una carpeta para cada tarea habitual, por ejemplo «reembolsos», «redacción», «organización de materiales», y fija la ruta; así tú tampoco perderás los archivos.

Segundo, los hábitos de salida.Dilo directamente: «En adelante, lo que me entregues debe estar por defecto en chino, en Word o Excel por defecto, sin fórmulas de cortesía en el cuerpo y con la conclusión al principio.» Una vez dicho, la próxima vez lo hará así.

Tercero, sobre tu configuración básica.Tu sector, las personas con las que tratas habitualmente, el tipo de texto que detestas. Por ejemplo, yo diré explícitamente «no uses palabras como “empoderar” o “impulsar”». Este tipo de preferencias se explican una vez y te ahorran innumerables retrabajos posteriores.

Cinco errores que todo principiante comete

Error uno: soltar 50 archivos de una vez.No es necesariamente que no pueda procesarlos, pero no podrás verificar los resultados. Limita el primer lote a un máximo de 5.

Error dos: pedirle que «busque los archivos por su cuenta».Frases como «busca ese informe mío de antes» fallan ocho de cada diez veces. Especifica el nombre del archivo y la ruta.

Error tres: no dar criterios de aceptación.«Organízalo de forma más clara»: ¿qué significa claro? Da número de elementos, formato y número de palabras.

Error cuatro: entregarlo sin revisar.Especialmente lo que se envía a clientes, directivos y finanzas. No es que no se equivoque, es que se equivoca de una forma que parece correcta.

Trampa cinco: señalar mal el espacio de trabajo en el ordenador de la empresa.Si implica material de la empresa, primero pregunta si se puede procesar con herramientas externas. Esto es una cuestión de cumplimiento, no técnica.

¿Y después de que funcione?

Si ya le has hecho entregar el primer archivo, enhorabuena: lo más difícil está superado. Lo que queda es consolidar este uso en un hábito: para el mismo tipo de tarea, la segunda vez ajustas según los requisitos de la anterior, y la tercera básicamente puedes encargarlo con una sola frase.

Más adelante viene «dejarlo correr solo»: configurarlo como tarea programada para que se ejecute automáticamente cada mañana y te envíe el resultado. Esta parte se trata en el paso 6.

El siguiente artículo es un recorrido por la interfaz: mucha gente lleva dos semanas usándolo y todavía no tiene claro qué gestionan respectivamente «habilidades», «conectores», «automatización» y «expertos», y acaba haciendo manualmente todo lo que podría automatizarse. Si el artículo anterior (Qué es WorkBuddy y qué puede hacer) aún no lo has leído, te sugiero dedicarle diez minutos primero y luego volver a la práctica; no inviertas el orden.

Además, si lo que quieres es «convertir un proceso fijo en una pipeline y ejecutarlo a diario», esa es otra herramienta; puedes consultar en el sitio la guía de introducción a n8n—ambas no entran en conflicto; la práctica habitual es: lo que tiene un proceso fijo se deja a n8n, y lo que requiere juicio sobre la marcha se deja a WorkBuddy.