Comment installer WorkBuddy ? Du téléchargement à la première exécution réussie

Installer un logiciel n'a en soi rien de passionnant à écrire, mais des outils comme WorkBuddy sont différents :La première phrase prononcée après l'installation détermine si vous le trouverez « utile » ou « inutile » le mois suivant.

J'ai vu trop de gens commencer ainsi : installer, ouvrir, taper « bonjour », voir qu'il répond par une formule de politesse, puis fermer et ne plus jamais le rouvrir.

Cet article résout deux choses : comment l'installer correctement, et comment formuler la première instruction. Après lecture, vous devriez pouvoir, en une demi-heure, lui faire produire un fichier réellement utilisable.

Trois choses à vérifier avant l'installation

Premièrement, le système est-il correct.La liste donnée sur le site officiel est la suivante —

• Côté desktop: Windows et macOS disposent d'un package d'installation ; sous Linux, selon le site officiel, l'installation se fait depuis la boutique d'applications du système ; il existe également une version pour ordinateur HarmonyOS.
• Côté mobile: iOS, Android et HarmonyOS sont disponibles ; il existe aussi un mini-programme WeChat, utilisable en scannant le QR code, adapté aux questions ponctuelles.

Si vous voulez juste essayer, le mobile ou le mini-programme s'installe le plus vite. Mais pour des tâches comme « lire des fichiers, produire des documents », il faut passer par le desktop — le mobile n'a pas vos dossiers.

Deuxièmement, le compte.Le client nécessite une connexion pour être utilisé ; les méthodes sont listées sur la page de connexion, il suffit de suivre. C'est une étape obligatoire, impossible à sauter.

Troisièmement, réfléchissez à la première tâche que vous voulez lui confier.Cette phrase n'est pas inutile. Si après l'installation vous vous demandez « à quoi je vais l'utiliser », vous finirez probablement par le réduire à une simple fenêtre de chat. Choisissez unepetite tâche aux règles claires, dont vous pouvez juger le résultat d'un coup d'œil, et qui vous prend une à deux heures,par exemple :

• regrouper une dizaine de factures dans un seul tableau de notes de frais
• extraire les clauses clés d'un contrat sous forme de liste
• transformer la transcription de plusieurs réunions en points d'action
• condenser un long rapport en une page

Je recommande de choisir comme première tâche quelque chose comme le « tableau de notes de frais », car il a une réponse claire : les montants sont-ils corrects, les dates sont-elles correctes, vous le voyez d'un coup d'œil. Plus le critère de jugement est clair, plus vous pouvez voir si c'est vraiment fiable.

Téléchargement et installation

Rendez-vous sur le site officiel (workbuddy.cn) pour trouver le point de téléchargement, et choisissez la version correspondant à votre système. Deux points méritent attention pendant l'installation :

Premièrement, l'emplacement d'installation.L'installation par défaut dans Program Files du disque système convient, pas besoin de la modifier. Mais sachez où il se trouve, cela servira plus tard pour le dépannage.

Deuxièmement, l'invite de permissions.Sous Windows, une fenêtre « Autoriser cette application à apporter des modifications à votre appareil » peut s'afficher, c'est une autorisation d'installation normale ; sous macOS, il peut vous être demandé d'autoriser dans « Confidentialité et sécurité ». Suivez les invites, n'cliquez pas systématiquement sur refuser — sinon ne soyez pas surpris si, une fois installé, il ne s'ouvre pas.

Après l'installation, le premier démarrage est un peu plus lent, c'est normal, ce n'est pas un blocage. Laissez-lui une dizaine de secondes.

Première chose sérieuse : lui donner un « espace de travail »

C'est le réglage le plus souvent négligé de tout le logiciel, et celui qui influence le plus l'expérience.

L'espace de travail est undossier. Ce que vous lui permettez de lire, les fichiers qu'il produit, tout se trouve dans ce dossier. Autrement dit, c'est la seule passerelle entre lui et votre ordinateur.

Pour créer l'espace de travail, mon conseil est :créez un dossier vide séparé, par exemple D:AI工作区, puis placez-y les fichiers nécessaires à cette tâche.

Deux choses à ne pas faire :

• Ne pointez pas l'espace de travail vers tout le disque ou le bureau.Il parcourra tout ce qu'il contient, ce sera lent, et il risque de voir des fichiers que vous ne voulez pas qu'il voie.
• Ne pointez pas l'espace de travail vers un répertoire système ou un répertoire de programmes.C'est chercher les ennuis soi-même.

Ce principe est simple à énoncer, mais c'est la ligne de démarcation entre « sécurité » et « désordre » :Ne lui donner que le dossier nécessaire à cette tâche.Une fois un projet terminé, changez de dossier, ou nettoyez les anciens.

Première instruction : ne demandez pas « bonjour », donnez directement la tâche

C'est le cœur de cet article. Voici une structure en trois parties que j'utilise en permanence :

Contexte + Exigences + Livrable

• Contexte: ce que c'est, à qui c'est destiné, quelles sont les contraintes. (« Ce sont les factures de déplacement de septembre, à remettre à la comptabilité pour remboursement, l'entreprise exige que le montant de taxe soit indiqué séparément »)
• Exigences: ce qu'il faut faire, quels sont les critères d'acceptation, ce qu'il ne faut pas. (« Extraire la date de facturation, le montant, la taxe, le vendeur ; uniformiser les dates au format 2026-09-01 ; conserver deux décimales pour les montants »)
• Livrable: quel format, où le placer, quel nom. (« Produire un tableau Excel, le placer à la racine de l'espace de travail, nom de fichier 报销清单-9月.xlsx »)

Si l'une des trois parties manque, il y aura un problème. Avec seulement le contexte, il ne sait pas quoi faire ; avec seulement les exigences, il ne sait pas où est l'essentiel ; sans format de livrable, il peut vous sortir un long texte de conversation, et vous devrez copier-coller vous-même.

Voici une tâche que j'ai réellement exécutée, vous pouvez l'adapter à la vôtre :

Il y a 5 images de factures dans l'espace de travail. Veuillez créer une liste de remboursement :

1) Pour chaque document : date de facturation, nom du vendeur, montant, montant de taxe ;
2) Écrire uniformément les dates au format 2026-09-01, conserver deux décimales pour les montants ;
3) Laisser vide les cellules illisibles et annoter « à vérifier », ne pas deviner ;
4) Produire un Excel, nom de fichier 报销清单.xlsx, à la racine de l'espace de travail ;
5) Enfin, en trois lignes, indiquer : combien de documents au total, le montant total, et lesquels nécessitent une vérification manuelle.

Faire attention aux points 3 et 5. Le point 3 sert à l'empêcher d'inventer des chiffres — l'erreur la plus fréquente de ce type d'outil est de lire un caractère flou comme un nombre « qui semble raisonnable ». Le point 5 sert à lui faire déclarer lui-même les risques, pour que vous n'ayez pas à vérifier un par un.

Pendant qu'il s'exécute, que regardez-vous

Une fois la tâche lancée, il affiche ce qu'il fait : quel fichier il a lu, quel outil il a appelé, ce qu'il a généré. Ne sautez pas ce processus, surtout la première fois.

Vous n'avez que deux choses à surveiller :A-t-il lu le fichier que vous vouliez、A-t-il fait des choses que vous ne lui avez pas demandées. Le premier point détermine si le résultat est correct, le second détermine si vous oserez encore l'utiliser la prochaine fois.

Une fois terminé, ne vous précipitez pas pour ouvrir le fichier. Regardez ses trois dernières lignes de résumé — combien de fichiers, le montant total, s'il y a des éléments à vérifier. S'il dit « les 5 documents ont tous été reconnus avec succès » alors que vous savez que l'un d'eux a été pris de travers, il faut revenir vérifier.

Ensuite, ouvrez le fichier et vérifiez deux endroits :Le montant和Date. Mon expérience personnelle est que ces deux colonnes sont celles où il y a le plus d'erreurs, car elles se ressemblent et sont facilement « complétées par habitude ».

Le résultat est incorrect, comment corriger (sans tout recommencer)

La réaction la plus fréquente des débutants est : le résultat est incorrect, on supprime et on renvoie, toujours incorrect, on abandonne.

La bonne approche consiste àajouter des instructions à la tâche d'origine, car le contexte est toujours là, il sait ce qui vient d'être fait. Trois façons d'ajouter :

Premièrement, pointer l'emplacement précis.« Le montant de la 3e image est mal lu, c'est 1280.00, pas 1280.60. Veuillez vérifier les erreurs similaires et mettre à jour le tableau. » C'est cent fois plus efficace que « le résultat est incorrect ».

Deuxièmement, lui demander de fournir une justification.« À quel endroit de l'image as-tu lu ce montant de taxe ? Explique la zone correspondante de l'image originale. » S'il ne peut pas fournir de justification, cela signifie qu'il a deviné.

Troisièmement, réduire le périmètre et relancer.Si tout le lot est chaotique, remplacez « 5 images » par « fais d'abord la 1re image, je vérifie avant de continuer ». Essayer par petits pas fait gagner du temps par rapport à tout refaire.

Les trois choses à configurer dès la première fois

Après avoir fait fonctionner une tâche, configurez ces trois éléments au passage, vous en bénéficierez durablement :

Premièrement, un espace de travail fixe.Ne créez pas un nouveau dossier à chaque fois. Créez un dossier pour chaque tâche fréquente, par exemple « remboursement », « rédaction », « organisation de documents », fixez le chemin, et vous ne perdrez plus vos fichiers.

Deuxièmement, les habitudes de sortie.Dites-lui directement : « À l'avenir, pour ce que tu me donnes, utilise par défaut le chinois, par défaut Word ou Excel, pas de formules de politesse dans le corps, mets la conclusion en premier. » Une fois dit, il le fera la prochaine fois.

Troisièmement, vos paramètres de base.Votre secteur, vos interlocuteurs habituels, le type de texte que vous détestez. Par exemple, je précise clairement « ne pas utiliser des mots comme "empowerment" ou "facilitation" ». Ce genre de préférence, dite une fois, évite d'innombrables reprises par la suite.

Cinq pièges que tout débutant rencontre

Piège un : envoyer 50 fichiers d'un coup.Il n'est pas forcément incapable de les traiter, mais vous ne pourrez pas vérifier le résultat. Limitez le premier lot à 5 fichiers maximum.

Piège deux : lui demander de « trouver les fichiers lui-même ».Des phrases comme « va chercher mon rapport précédent », il se trompe huit fois sur dix. Précisez le nom du fichier et le chemin.

Piège trois : ne pas donner de critères d'acceptation.« Organise un peu plus clairement » — qu'est-ce que ça veut dire, clairement ? Donnez le nombre de lignes, le format, le nombre de mots.

Piège quatre : livrer sans vérifier.Surtout ce qui doit être envoyé aux clients, aux responsables et à la finance. Ce n'est pas qu'il ne se trompe pas, c'est qu'il se trompe de façon très crédible.

Piège cinq : pointer n'importe quel espace de travail sur l'ordinateur de l'entreprise.Pour tout ce qui concerne des documents d'entreprise, demandez d'abord si des outils externes sont autorisés. C'est une question de conformité, pas une question technique.

Et une fois que ça tourne ?

Si vous lui avez déjà fait produire son premier fichier, félicitations — l'étape la plus difficile est passée. Il reste à transformer cet usage en habitude : pour le même type de tâche, la deuxième fois, ajustez en suivant les exigences de la fois précédente ; la troisième fois, une simple phrase suffit généralement.

Ensuite vient le « laisser tourner tout seul » : configurez-le en tâche planifiée, pour qu'il s'exécute automatiquement chaque matin et vous envoie le résultat. Cette partie est traitée à l'étape 6.

Le prochain article est une visite guidée de l'interface — beaucoup de gens l'utilisent depuis deux semaines sans avoir encore compris ce que gèrent respectivement « skills », « connecteurs », « automatisation » et « experts », et finissent par tout faire à la main alors que cela pourrait être automatisé. Si l'article précédent (Qu'est-ce que WorkBuddy, et que peut-il faire) ne l'avez pas encore lu, je vous conseille de prendre dix minutes pour le lire avant de revenir passer à la pratique, ne inversez pas l'ordre.

Par ailleurs, si ce que vous voulez est de « transformer un processus fixe en pipeline et de l'exécuter chaque jour », c'est un autre outil, vous pouvez consulter sur le site l'article d'introduction à n8n— les deux ne sont pas en conflit, l'approche habituelle est : confier les processus fixes à n8n, et confier à WorkBuddy ce qui demande un jugement en situation.